Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

VolksfestPro
Dominik Siwenski
Lohofstraße 36
44651 Herne

E-Mail: kontakt@volksfest-pro.de

Nachfolgend „wir" oder „VolksfestPro".

2. Überblick

VolksfestPro ist eine Vermittlungsplattform, die Schausteller und Marktbeschicker (nachfolgend „Schausteller") mit Veranstaltern von Märkten, Volksfesten und ähnlichen Veranstaltungen (nachfolgend „Veranstalter") zusammenbringt. Beide Nutzergruppen handeln in ihrer gewerblichen oder beruflichen Eigenschaft.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage – sowie welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen.

3. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Registrierung und Nutzerkonto

Damit Sie VolksfestPro nutzen können, legen wir ein Nutzerkonto für Sie an. Wir verarbeiten dabei folgende Daten:

Datum	Zweck	Erforderlich
Vorname, Nachname	Identifikation, Kommunikation	Ja
E-Mail-Adresse	Login, Benachrichtigungen, Kommunikation	Ja
Betriebsname	Darstellung gegenüber anderen Nutzern	Ja
Anrede, Ansprechpartner	Korrekte Ansprache	Nein
Straße, Hausnummer, PLZ, Ort	Geschäftsadresse	Nein
Land, Bundesland	Regionaler Bezug, Filterung	Nein
Telefonnummer	Rückfragen durch Vertragspartner	Nein
Website	Profil-Darstellung	Nein
Rechtsform	Betriebliche Einordnung	Nein
Passwort (verschlüsselt, bcrypt)	Authentifizierung	Ja
Zustimmungsdatum AGB und Datenschutzerklärung	Nachweis der Einwilligung	Ja
Registrierungsdatum	Protokollierung	Automatisch

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für Pflichtfelder; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für optionale Felder.

Die Aktivierung des Kontos erfolgt in zwei Schritten: Sie bestätigen zunächst Ihre E-Mail-Adresse per Bestätigungslink, anschließend prüfen wir Ihr Konto manuell und schalten es frei.

3.2 Gewerbeschein und Gewerbeanmeldung (nur Schausteller)

Schausteller können optional ihren Gewerbeschein und/oder ihre Gewerbeanmeldung als Datei hochladen. Diese Dokumente dienen der Vertrauensbildung gegenüber Veranstaltern und werden ausschließlich im Rahmen der Plattformnutzung gespeichert.

Zulässige Dateiformate: PDF, JPG, PNG. Dateien werden serverseitig auf Format und MIME-Typ geprüft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.3 Attraktionsverwaltung (Schausteller)

Schausteller können ihre Attraktionen auf der Plattform hinterlegen. Pro Attraktion werden verarbeitet:

• Name, Kategorie, Beschreibung
• Technische Angaben (Maße, Gewicht, Stromanschlüsse, Gas, Wasser, Abwasser)
• Fotos und Dokumente (z. B. Prüfbuch)
• Prüfbuchnummer und -gültigkeit
• Barrierefreiheit, Besonderheiten

Attraktionen sind über das Nutzerkonto zugeordnet. Veranstalter können Attraktionsdaten im Rahmen von Bewerbungen einsehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Löschung: Bei Account-Löschung werden Attraktionen anonymisiert (Trennung vom Nutzerkonto), aber nicht gelöscht, da sie als Referenzdaten für andere Nutzer relevant sein können.

3.4 Veranstaltungsverwaltung (Veranstalter)

Veranstalter können Veranstaltungen anlegen. Verarbeitete Daten:

• Veranstaltungsname, Beschreibung
• Start- und Enddatum, Bewerbungsfrist
• Ort, Adresse, Land, Bundesland
• Kontaktangaben für Bewerber
• Hochgeladene Dokumente (z. B. Gebührensatzung, Marktsatzung)
• Attraktionsgesuche (gesuchte Kategorien, Beschreibung)

Veranstaltungsdaten sind für registrierte Schausteller sichtbar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Löschung: Bei Account-Löschung des Veranstalters werden Veranstaltungen ausgeblendet und anonymisiert (Trennung vom Nutzerkonto).

3.5 Bewerbungen

Wenn sich ein Schausteller auf eine Veranstaltung bewirbt, entstehen folgende Daten:

• Verweis auf Bewerber und Attraktion
• Bewerbungsdatum und -text
• Snapshot der Bewerberdaten zum Einreichungszeitpunkt (Name, Betrieb, Kontaktdaten) – unveränderlich für die Dauer der Bewerbung
• Snapshot der Attraktionsdaten zum Einreichungszeitpunkt
• Eventuelle Custom-Fields des Veranstalters
• Status (z. B. eingegangen, akzeptiert, abgelehnt)
• Kommentare des Veranstalters

Diese Daten sind für den Schausteller (Bewerber) und den Veranstalter der jeweiligen Veranstaltung einsehbar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bewerbung zurückziehen: Schausteller können eine Bewerbung bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist zurückziehen. Die Bewerbung wird dann dauerhaft gelöscht. Hat der Veranstalter die Bewerbung bereits bearbeitet, wird er per E-Mail über die Rücknahme informiert.

Speicherdauer: Bewerbungen werden aktuell nicht automatisch nach einem festen Zeitraum gelöscht. Eine Aufbewahrungsfrist für abgeschlossene Bewerbungen wird künftig definiert.

3.6 Bewerbungs-Statusprotokoll

Statusänderungen an Bewerbungen werden in einem Audit-Trail protokolliert (Zeitstempel, neuer Status, handelnder Nutzer). Dies dient der Nachvollziehbarkeit des Bewerbungsprozesses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation von Statusänderungen).

Speicherdauer: Statusprotokolle werden 2 Jahre nach dem Enddatum der zugehörigen Veranstaltung automatisch gelöscht.

3.7 Tourplan (Schausteller)

Schausteller können einen persönlichen Tourplan führen, in dem sie ihre geplanten Veranstaltungsteilnahmen vermerken. Der Tourplan ist nur dem jeweiligen Nutzer zugänglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Löschung: Bei Account-Löschung werden alle Tourplaneinträge dauerhaft gelöscht.

3.8 Kapazitätsmeldungen (Schausteller)

Schausteller können ihre zeitliche Verfügbarkeit (freie Kapazitäten) für bestimmte Zeiträume und Regionen veröffentlichen. Diese Einträge sind für Veranstalter sichtbar und enthalten:

• Verknüpfte Attraktion
• Verfügbarkeitszeitraum
• Bundesland, Beschreibung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Löschung: Bei Account-Löschung werden alle Kapazitätsmeldungen dauerhaft gelöscht.

3.9 Benachrichtigungsabonnements (Schausteller)

Schausteller können sich für E-Mail-Benachrichtigungen über neue Veranstaltungen anmelden. Dabei werden gespeichert:

• Nutzerkonto-Referenz
• Filterkriterien (Land, Bundesland, Postleitzahl-Präfix, Zeitraum)

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden (Abonnement löschen oder Benachrichtigungseinstellung im Profil deaktivieren).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Speicherdauer: Abonnements mit abgelaufenem Enddatum werden täglich automatisch gelöscht.

3.10 Datenübertragung an Marktmeister Pro (Veranstalter)

Veranstalter, die die Veranstaltungsmanagementsoftware Marktmeister Pro (MMP) einsetzen, können Bewerbungsdaten aus VolksfestPro direkt in ihr MMP-System übertragen. Diese Funktion ist optional und wird ausschließlich vom Veranstalter manuell und einmalig pro Bewerbung ausgelöst.

Bei der Übertragung werden folgende Daten des Bewerbers an das MMP-System des Veranstalters gesendet:

Datum	Quelle
Betriebsname	Schausteller-Profil
Anrede, Vorname, Nachname	Schausteller-Profil
Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land	Schausteller-Profil
Telefonnummer	Schausteller-Profil
E-Mail-Adresse	Schausteller-Profil
Website (sofern vorhanden)	Schausteller-Profil
Attraktionsname, Maße (Breite, Tiefe, Höhe)	Attraktionsdaten
Stromanschlüsse, Gas-, Wasser- und Abwasserbedarf	Attraktionsdaten
Barrierefreiheit, Prüfbuchpflicht	Attraktionsdaten
Bewerbungsdatum	Bewerbungsdaten

Marktmeister Pro wird auf den eigenen Servern des jeweiligen Veranstalters betrieben – es handelt sich nicht um einen zentralen Drittanbieter, sondern um das eigenverantwortlich genutzte System des Veranstalters. Die übermittelten Daten werden damit im System des Veranstalters gespeichert, der für die dortige Verarbeitung als eigenständig Verantwortlicher selbst zuständig ist.

Als Schausteller erklärt sich die Übertragung dadurch, dass die übertragenen Daten den Bewerbungsdaten entsprechen, die dem Veranstalter auf VolksfestPro ohnehin zugänglich sind. Die MMP-Übertragung stellt lediglich eine technische Überleitung dieser Daten in das Verwaltungssystem des Veranstalters dar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung; die Übertragung dient der Bearbeitung der Bewerbung durch den Veranstalter in dessen eigenem Verwaltungssystem).

4. E-Mail-Kommunikation

Wir versenden transaktionale E-Mails für folgende Vorgänge:

Anlass	Empfänger
E-Mail-Adresse bestätigen	Neu registrierter Nutzer
Konto noch in Prüfung	Neu registrierter Nutzer
Konto freigeschaltet	Nutzer nach Admin-Freischaltung
E-Mail-Adresse ändern (Bestätigung)	Nutzer
Passwort zurücksetzen	Nutzer
Neue Veranstaltung im Abonnement-Gebiet	Schausteller mit aktivem Abonnement
Bewerbung eingegangen	Schausteller + Veranstalter
Bewerbungsstatus geändert	Schausteller
Bewerbung zurückgezogen (wenn bearbeitet)	Veranstalter
Attraktionsübergabe (Anfrage / Bestätigung)	Beteiligter Schausteller
Account gelöscht (Bestätigung)	Nutzer
Neue Feed-Beiträge	Abonnenten (Schausteller)

E-Mails werden über den E-Mail-Dienst unseres Hosting-Anbieters All-Inkl (neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf) versendet. Der Versand ist durch SPF, DKIM und DMARC abgesichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (für Transaktions-E-Mails im Rahmen der Vertragserfüllung); Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (für Benachrichtigungs-E-Mails zu neuen Veranstaltungen).

5. Hosting und Server-Logs

VolksfestPro wird bei All-Inkl (neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf) gehostet. Der Server steht in Deutschland.

Bei jedem Aufruf der Plattform werden technisch bedingt folgende Daten in Server-Logs gespeichert:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und HTTP-Methode
• HTTP-Statuscode
• Übertragene Datenmenge
• Referrer-URL (sofern übermittelt)
• Browser und Betriebssystem (User-Agent)

Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung des sicheren Betriebs der Plattform verwendet und nicht mit Nutzerprofilen verknüpft. Die Protokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

6. Cookies und Sitzungsdaten

6.1 Session-Cookie (fe_typo_user)

Nach dem Einloggen setzt die Plattform einen Session-Cookie (fe_typo_user), der Ihre Anmeldesitzung aufrechterhält. Dieser Cookie enthält keine personenbezogenen Daten, sondern ausschließlich eine zufällig generierte Session-ID, die serverseitig mit Ihrer Sitzung verknüpft ist.

Der Cookie ist ein technisch notwendiges, kurzlebiges Session-Cookie und wird beim Beenden der Sitzung (Abmelden oder Schließen des Browsers) gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / technisch notwendig für den Betrieb).

Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ein.

7. OpenStreetMap und Kartendarstellung

7.1 Kartenkacheln (tile.openstreetmap.org)

In der Veranstaltungsliste steht Schaustellern eine Kartenansicht zur Verfügung, die auf der JavaScript-Bibliothek Leaflet basiert. Beim Aufrufen der Kartenansicht lädt Ihr Browser die Kartenbilder (Tiles) direkt von den Servern der OpenStreetMap Foundation (OSMF), St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich.

Dabei wird die IP-Adresse Ihres Geräts sowie Informationen zum verwendeten Browser an die OSMF übermittelt. Die OSMF ist der Betreiber von OpenStreetMap und handelt dabei nach eigener Datenschutzerklärung: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

Die Kartenansicht ist optional – sie wird erst aktiv, wenn Sie den Umschalter „Kartenansicht" betätigen. Wenn Sie die Listenansicht nutzen, werden keine Kacheln geladen und keine Daten an OpenStreetMap übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung einer geografischen Veranstaltungsübersicht).

7.2 Adress-Geocodierung (Nominatim)

Wenn ein Veranstalter eine Veranstaltung anlegt oder deren Adresse ändert, ermittelt unser Server automatisch die geografischen Koordinaten (Breitengrad, Längengrad) anhand der eingetragenen Adresse. Dazu wird die Adresse (Straße, PLZ, Ort, Bundesland) an die Nominatim-API der OpenStreetMap Foundation übermittelt (nominatim.openstreetmap.org).

Bei diesem Vorgang wird ausschließlich die Veranstaltungsadresse (keine personenbezogenen Daten des Nutzers, keine IP-Adresse des Nutzers) übertragen. Der Aufruf erfolgt serverseitig durch unsere Infrastruktur. Die Koordinaten werden in unserer Datenbank gespeichert und für die Kartendarstellung verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der geografischen Verortung von Veranstaltungen).

8. Datenweitergabe an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte zu Werbezwecken weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich:

• Im Rahmen der Plattformfunktionalität: Veranstalter sehen Bewerberdaten (Name, Betrieb, Kontaktdaten, Attraktionsdaten) der Schausteller, die sich auf ihre Veranstaltungen bewerben – und umgekehrt. Dies ist der ausdrückliche Zweck der Plattform.
• Marktmeister Pro (MMP): Sofern ein Veranstalter die optionale MMP-Übertragung auslöst, werden Bewerbungsdaten des Schaustellers an das MMP-System des Veranstalters übermittelt. Dieses System wird auf den eigenen Servern des Veranstalters betrieben; der Veranstalter ist hierfür eigenständig verantwortlich. Einzelheiten siehe Abschnitt 3.10.
• An Hosting-Anbieter: All-Inkl als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
• Gesetzliche Verpflichtung: Soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. Behördenanfragen).

9. Ihre Rechte als betroffene Person

9.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen.

Umsetzung auf VolksfestPro: Sie können jederzeit im Bereich „Mein Profil" alle Ihre personenbezogenen Daten als JSON-Datei herunterladen (Datenexport-Funktion).

9.2 Recht auf Datenportabilität (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Umsetzung auf VolksfestPro: Der Datenexport (siehe 9.1) stellt Ihre Daten im JSON-Format zur Verfügung. Enthalten sind: Profildaten, Attraktionen, Veranstaltungen (als Veranstalter), Bewerbungen, Benachrichtigungsabonnements.

9.3 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen.

Umsetzung auf VolksfestPro: Sie können alle Ihre Profildaten jederzeit selbst im Bereich „Mein Profil" bearbeiten und aktualisieren.

9.4 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Umsetzung auf VolksfestPro: Im Bereich „Mein Profil" können Sie Ihren Account dauerhaft löschen. Dabei werden automatisch gelöscht:

• Ihr Nutzerprofil
• Alle Ihre Bewerbungen
• Alle Ihre Benachrichtigungsabonnements
• Alle Ihre Tourplaneinträge
• Alle Ihre Kapazitätsmeldungen
• Alle von Ihnen als Veranstalter angelegten Attraktionsgesuche

Attraktionen, die Sie als Schausteller angelegt haben, werden anonymisiert (Trennung vom Konto), da sie als Referenzdaten für andere Nutzer relevant sein können. Veranstaltungen, die Sie als Veranstalter angelegt haben, werden ausgeblendet und anonymisiert.

9.5 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter den in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Wenden Sie sich hierfür bitte an uns.

9.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeiten, haben Sie das Recht, Widerspruch einzulegen. Wenden Sie sich hierfür an uns.

9.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Haben Sie uns eine Einwilligung erteilt (z. B. für Benachrichtigungsabonnements), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – direkt in Ihrem Profil oder per E-Mail an uns.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach Ihrem Wohnsitz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

Für Deutschland finden Sie die zuständige Behörde unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen:

• Verschlüsselung: Alle Verbindungen zur Plattform erfolgen ausschließlich über HTTPS (TLS-Verschlüsselung).
• Passwörter: Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert – wir haben keinen Zugriff auf Ihr Klartext-Passwort.
• CSRF-Schutz: Alle Formulare sind gegen Cross-Site-Request-Forgery (CSRF) abgesichert.
• Zugriffskontrolle: Jede Aktion wird serverseitig geprüft – Sie können nur auf eigene Daten zugreifen und diese bearbeiten.
• Datei-Uploads: Hochgeladene Dateien werden auf Dateiformat und MIME-Typ validiert.
• E-Mail-Versand: Der Versand ist durch SPF, DKIM und DMARC abgesichert.

12. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Fragen oder Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

VolksfestPro
Dominik Siwenski
kontakt@volksfest-pro.de

Wir bearbeiten Datenschutzanfragen innerhalb von 30 Tagen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei technischen oder rechtlichen Änderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Das Datum am Anfang des Dokuments gibt den Stand der letzten Aktualisierung an.